SKO Flevoland en Veluwe

Van 14 verschillende contracten naar eenheid met 3 aanbieders

Aanbesteding schoonmaakonderhoud

Aanbesteding voor schoonmaakonderhoud en glasbewassing

MasterKey heeft de scholengroep voor basisonderwijs SKO Flevoland en Veluwe (Scholengroep Katholiek Onderwijs Flevoland en Veluwe) begeleid met een openbare Europese aanbesteding voor schoonmaakonderhoud en glasbewassing voor 26 locaties, op basis van een inspanningsgerichte opdracht. Marie Claire Eising, controller bij SKO Flevoland en Veluwe, vormt de spil tussen de directies van de scholen, MasterKey en de leverancier. Zij is tevens degene die het proces gedurende de aanbesteding heeft bewaakt.

Van 14 contracten naar eenheid

Marie Claire: “Vijf jaar geleden maakten we kennis met MasterKey. De scholengroep had op dat moment contracten met maar liefst 14 verschillende schoonmaakpartijen. ‘Dat kan efficiënter’, dacht we. Maar waar begin je wanneer je geen expertise in huis hebt op dit domein? Wat mag je van de markt verwachten? Doordat we met zoveel verschillende partijen te maken hadden, waren we zelf niet in staat een goede vergelijking te maken wat betreft prijzen, inhoud van de geboden diensten en de gestelde kwaliteitseisen.”

Begeleiding van de aanbesteding door MasterKey

“Omdat we vanwege de grootte van de scholengroep ook nog eens boven de Europese aanbestedingsgrens uitkwamen, zijn we op zoek gegaan naar een partij die ons hierin kon begeleiden en ondersteunen. Je wilt zo’n traject tenslotte foutloos doorlopen. De expertise van MasterKey op dit domein in combinatie met de prijs was voor ons doorslaggevend. Ze presenteerden een helder stappenplan waarin we echt ontzorgd werden.”

Verloop project

Marie Claire: “De aanbesteding zelf verliep soepel, mede dankzij de beschikbaarheid van de software. Wel heb ik een beetje onderschat wat er allemaal bij het inkopen van zo’n dienst komt kijken. Het is tenslotte niet onze core business. Een resultaatgericht programma bleek achteraf bijvoorbeeld toch niet aan te sluiten bij de behoeften van onze scholen, dus zijn we overgegaan op een inspanningsgerichte opdracht. Ook liet de communicatie en het delen van verwachtingen tussen de scholen en de leverancier te wensen over. Daar hebben we van geleerd.”

Strikte prestatie-indicatoren

“Per 1 maart van dit jaar is een nieuw contract ingegaan. Hierin hebben we de wederzijdse verwachtingen nog scherper geformuleerd en zijn strikte prestatie-indicatoren opgenomen. Zo is het beoogde resultaat voor iedereen helder. Daarnaast hebben we ervoor gekozen om het contractbeheer nu ook aan MasterKey uit te besteden. Dat ontzorgt ons verder. Deze nieuwe werkwijze werpt zijn vruchten af: de communicatie is verbeterd is afspraken worden beter en sneller nagekomen.”

Plezierig partnership

“MasterKey heeft mijn verwachtingen zeker waargemaakt: ze doen precies datgene waar je ze voor inhuurt. Het contact is altijd plezierig. Vragen worden netjes beantwoord en zo nodig wordt er actie ondernomen. Daarnaast heb ik het gevoel dat MasterKey echt met ons meedenkt en proactief handelt. Ze blijven niet achter een bureau zitten, maar komen ook gerust op locatie langs om meer feeling met hun klant te krijgen. Of ik Masterkey zou aanbevelen? Ja!”

Benieuwd naar wat Masterkey voor u kan betekenen op het gebied van aanbestedingen?

Maak dan vrijblijvend een afspraak met een van onze adviseurs. U kunt ook telefonisch contact met ons opnemen: 055 – 538 45 45. Wij bespreken graag met u de mogelijkheden.

MasterKey biedt ondersteuning bij

Het borgen van schoonmaakkwaliteit
Grip krijgen en houden: MasterKey Performance Manager
Klaar voor de toekomst: Management Consulting