Aanbesteding en contractbeheer bij OLVG
Aanbesteding en contractbeheer met durf bij de ziekenhuizen van het OLVG in Amsterdam
OLVG is hét stadsziekenhuis van Groot-Amsterdam, met hoofdlocaties in Oost en West. Ontstaan uit de fusie van het Sint Lucas Andreas Ziekenhuis en het Onze Lieve Vrouwe Gasthuis staan ze al ruim anderhalve eeuw midden in de samenleving van uniek Amsterdam. OLVG wil een sleutelrol vervullen in de verbetering van de gezondheid en zorg voor iedereen in onze stedelijke omgeving. Voor een beter leven in een gezonder Amsterdam. MasterKey werd in 2019 betrokken bij het opstellen van een nieuwe schoonmaakovereenkomst tussen het OLVG en schoonmaakbedrijf Westerveld. Een opdrachtgever waar schoonmaak van groot belang is en waarbij veel winst te behalen viel. We zijn dan ook trots op deze mooie klant! Hier lees je meer over het gehele traject.
Geen mogelijkheden om te sturen op schoonmaak
“Hoe kan ik de schoonmaak nou bijsturen als er na een driedaagse VSR-meting bij alle locaties uiteindelijk alleen als resultaat Voldoende of Onvoldoende wordt gegeven”, aldus de verantwoordelijk manager van het OLVG. Het was één van de knelpunten die aanleiding gaf om de schoonmaakovereenkomsten van het OLVG eens goed onder de loep te nemen. En dat deden zij met behulp van de expertise van MasterKey.
Een nieuw contract en totaal andere inrichting van het contractbeheer
Contractueel kon het OLVG alleen sturen op schoonmaak aan de hand van de uitkomsten van de VSR-metingen. Deze werden 1x per kwartaal bij alle locaties uitgevoerd. Dat was onvoldoende om grip te houden op de schoonmaak. Het contractbeheer is geheel opnieuw ingericht op basis van de eisen en wensen van de verantwoordelijk managers van het OLVG. Dat was overigens niet direct de insteek, maar het resultaat van vele gesprekken binnen de organisatie én de ervaring van MasterKey.
Een nieuwe en toekomstbestendige schoonmaakovereenkomst
Het OLVG had haar schoonmaak verdeeld over drie schoonmaakbedrijven. Helaas voldeden twee van de drie schoonmaakbedrijven niet aan de wensen en eisen van het ziekenhuis. Tijd om het anders aan te pakken. MasterKey kreeg de opdracht om een marktconforme schoonmaakovereenkomst op te stellen voor het OLVG en schoonmaakbedrijf Westerveld. Zij hadden bewezen dat ze wel de kwaliteit leveren die OLVG voor ogen had. MasterKey heeft de bestaande schoonmaak getoetst op inhoud, financiën en beheersbaarheid. Op basis hiervan zijn de uitgangspunten voor de nieuwe overeenkomst vastgesteld. Dit heeft geresulteerd in een faire overeenkomst voor beide partijen.
Hoe houd je nu wél grip op schoonmaak? MasterKey heeft veel aandacht besteed aan de inrichting van het contractbeheer. Enkel het uitvoeren van VSR-KMS metingen bleek onvoldoende voor het OLVG. Daarnaast is het ook een relatief dure systematiek om vast te stellen of een leverancier aan haar kwalitatieve verplichtingen voldaan heeft. We pakken het dus graag iets anders aan!
De schoonmaak op orde, of?….
Volgens de overeenkomst was de schoonmaak op orde, maar de klant was niet tevreden. Hoe kan dat nou? Na een inventarisatie van de huidige gang van zaken, bleek dat afstemming tussen de zorgafdelingen en de schoonmaak extreem veel tijd in beslag nam. Zowel de manager schoonmaak als het schoonmaakbedrijf liepen achter de feiten aan. De schoonmaak was te onzichtbaar en de uitvoering niet goed afgestemd op de aanwezige zorg. Daar lag de kern van het probleem.
Vaststellen van Prestatie-indicatoren
MasterKey heeft de belangrijkste indicatoren vastgesteld waarmee het OLVG de waardering voor de schoonmaak vaststelt. De kwalitatieve waardering hebben we gebaseerd op vier onderdelen:
- Klantbeleving: indicatief voor de waardering van medewerkers, patiënten en bezoekers.
- Contracttoets: het toetsen van alle contractueel gemaakte afspraken.
- Procescontrole: een toets op het volgen van de WIP-richtlijnen en DKS-metingen.
- Kwaliteitstoets: een toets van de schoonmaak performance per afdeling.
QuickCheck
OLVG is gestart met een nieuwe meetsystematiek, de QuickCheck. En daarmee gaan zij een stap verder dan het traditionele meetsysteem VSR-KMS. Via de QuickCheck wordt één keer per twee weken een snelle toets afgenomen per afdeling. Westerveld toetst of de performance op de afdeling in orde is, wat resulteert in een score. Zijn de zaken niet op orde? Dan wordt direct een actie aangemaakt en het moment van opvolging afgesproken. Daarmee zit Westerveld altijd dicht op de bal en kunnen zij snel actie ondernemen als dat nodig is. Het gevolg; een tevreden opdrachtgever! De frequentie van de uitvoering kan worden aangepast. Gaat het niet goed? Dan wordt er vaker getoetst. Loopt de dienstverlening op rolletjes? Dan wordt de frequentie teruggeschroefd. Het OLVG volgt de resultaten via een online dashboard. Daarmee hebben zij altijd de kwaliteit van schoonmaak in beeld. Het OLVG heeft “grip” op haar schoonmaak.
In het nieuws!
Wil je meer lezen over de positieve reacties van het OLVG? Lees het artikel in servicemanagement.
Klaar om de schoonmaak te professionaliseren?
Masterkey heeft het OLVG geholpen om Kritische Prestatie-Indicatoren (KPI’s) op te stellen die vervolgens zijn opgenomen in het bestek. Daarmee helpen we het OLVG én Westerveld om op een professionele manier de samenwerking te continueren. Wil jij ook ondersteund worden bij de (Europese) aanbesteding schoonmaak en/of contractbeheer? We helpen je graag.
